Tässä tila- ja asuntojaoston aamuiset päätökset. Käytiin taas tärkeää keskustelua sisäilmaongelmien ja koulukorjausten hoitamisesta ja tehtiin muutoksia valtuustokauden tavoitteisiin sekä esitettiin lisää rahaa vuosikorjauksiin.
Alla ne kohdat, joihin tehtiin muutoksia tai joista käytiin laajempaa keskustelua. Esityslista kokonaisuudessaan avattuna löytyy täältä.
– Päätökset ja kirjelmät sekä kokouksessa kuultavat selostukset
Aalto-yliopiston kirjeeseen liittyen virkamiehet totesivat, että tiloja on selvitetty ja tarvittaessa selvitetään edelleen. Sopivia ei ole löytynyt, tai kunnostus tulisi liian kalliiksi.
Lisäksi saatiin Viherlaakson koulun osalta tilannekatsaus. Virkamiehet etsivät nyt pikavauhdilla korvaavia tiloja ja ratkaisut esitellään vanhemmille torstaina. Tavoite on, että opetuslautakunta tekee tarvittavat päätökset opetuksen korvaavista tiloista ensi viikon keskiviikon kokouksessaan. Päätettiin lisätä pöytäkirjan liitteeksi ympäristöterveyden 13.9. antama lausunto.
Annoin tässä kohtaa myös pj:n selostuksen 10.9. iltakoulusta ja päätimme että pöytäkirjan liitteeksi lisätään pj:n yhteenveto (löytyy tämän kirjoituksen lopusta). Näin saadaan dokumentoitua iltakoulun anti.
– Korkotukilainahakemuksen puolto Asumisen rahoitus- ja kehittämiskeskuksen hyväksymisvaltuudella
Jukka Kilpi (ps) oli pyytänyt omakustannusvuokralaskelmaa, jota Ara edellyttää hakemuksen yhteydessä. Se luvattiin toimittaa kaikille jaoston jäsenille.
– Leppävaaran elä ja asu -seniorikeskuksen, hankesuunnitelman hyväksyminen (Kh/Kv-asia)
Tässä yhteydessä keskusteltiin siitä, onko tarpeen viedä valtuustoon näin yksityiskohtaisia hankesuunnitelmia ja evästettiin valmistelemaan parannusta niin, että valtuusto tekisi yleisluonteisemman hankepäätöksen ja jaosto voisi käsitellä hankesuunnitelman. Tämä olisi yksi keino sujuvoittaa prosessia.
Itse hanke meni eteenpäin.
– Puolarmetsän sairaalan korjauksen hankesuunnitelman hyväksyminen (Kh/Kv-asia)
Ok näin. Keskusteltiin siitä, että vuosikorjausten laiminlyönti on johtanut siihen, että hankkeesta on tullut peruskorjaushanke. Rahoista päätetään syksyn budjettineuvotteluissa.
– Auroran koulun, päiväkodin ja neuvolan, hankesuunnitelman hyväksyminen (Kh/Kv-asia)
Tässä yhteydessä keskusteltiin pitkään siitä, onko virheistä opittu ja kuka ottaa vastuun siitä, että rakennus pysyy kunnossa.
Tilakeskuksen toimitusjohtaja Carl Slätis kertoi, että virheistä on pyritty ottamaan opiksi. Viime hankkeissa on satsattu rakennustöiden aikaisiin sääsuojauksiin, mm. Karakalliossa on suomen suurin sääsuoja koulun päällä. Energiatehokkuusnormit edellyttävät entistä parempaa työnlaadun valvontaa. Kolmas asia on huollettavuus: Kiinteistöhuolto on mukana hankesuunnitelmaprosessissa ja asiaan kiinnitetään enemmän huomiota.
– Tilakeskus-liikelaitoksen talousarvioesitys ja taloussuunnitelma vuosille 2014-2016 käyttötalouden osalta
Tähän olimme tehneet ainoina muutosesityksiä, jotka menivät pienin viilauksin yksimielisesti läpi.
Tekstiin saatiin seuraavat muutokset (ISOLLA):
Kaupungin toimitilahankkeiden toteutusmuodot ovat monipuoliset. Toimitilahankkeet toteutetaan eri omistusmuodoin sekä erimuotoisin elinkaarimallein ja kumppanuushankkein. Uusia toiminta- ja toteutustapoja kehitetään hankkeiden laadun ja kustannustehokkuuden parantamiseksi sekä aikataulujen nopeuttamiseksi HANKKEIDEN KOKO ELINKAAREN KOKONAISTALOUDELLISUUS HUOMIOIDEN (LISÄYS).
UUSI KAPPALE:
Johtamista tila-asioiden hallinnassa selkiytetään ja yhteydenpitoa tilakeskuksen ja asiakkaiden (tilojen käyttäjien) välillä tiivistetään. Tilakeskus reagoi tiloissa ilmeneviin sisäilmaongelmiin nopeasti. Raportointivastuu ongelmista on tilojen käyttäjillä. Ongelmatilanteista ja korjaavista toimenpiteistä viestitään avoimesti ja kattavasti.
Ja muutokset valtuustokauden tavoitteisiin (ISOLLA):
Espoo-tarinasta johdetut valtuustokauden tavoitteet
1. Tuottavuus paranee vuosittain.
2. Tilojen käyttökustannuksia alennetaan suunnittelutavoitteiden tarkentamisen avulla ja tilatarpeiden vaihtoehtoisia ratkaisumalleja hyödyntämällä sekä ohjataan käyttäjiä energiakustannusten hallintaan
3. Monituottajamalliiin siirtyminen JA MALLIN ARVIOINTI
4. Investointiohjelman mukaisesti peruskorjausten ja laajennusten osuutta kasvatetaan ja
vuosikorjausten määrää kasvatetaan.
5. Työhyvinvointi pysyy vähintään edellisen vuoden tasolla.
6. Tilatarpeet ratkaistaan vastuullisesti yhdessä asiakkaan kanssa. Tuottajapalvelut tuotetaan asiakaslähtöisesti ja kustannustehokkaasti.
7. Energiakulutuksen vähentäminen ja uusituvan energian osuuden kasvu
UUSI: Työnjaon selkiyttäminen ja yhteydenpidon parantaminen tilakeskuksen ja asiakkaiden (tilojen käyttäjien) välillä.
UUSI: Suunnittelu- ja rakentamisprosessin kokonaiskestoa lyhennetään merkittävästi toimintatapoja uudistamalla.
UUSI: Rakennusten korjausten prioriteettilistojen ylläpito siten, että ne vastaavat korjausten todellista kiireellisyyttä.
UUSI: Sisäilmaongelmatilanteista ja korjaavista toimenpiteistä viestitään avoimesti ja kattavasti kuntalaisille.
Lisäksi esitimme talousarvioon perusparannusten ja vuosikorjausrahojen säilyttämistä vuoden 2013 tasolla:
perusparannukset 8,3 me -> 9 me
vuosikorjausmenot 14,2 me -> 16,8 me
17.9.2013: Korjaus lukuihin: Olin tulkinnut budjettiesitystä väärin, enkä ehtinyt tarkistaa niitä virkamiehiltä ennen kokousta (eivätkä virkamiehet kokouksen aikana):
Vuoden 2014 talousarvioesityksessä käyttötalouden osalta on vuosikorjauksista vähennetty 996 000 euroa verrattuna vuoden 2013 lukuun (16,8 milj. euroa). Vuoden 2014 talousarviossa käyttötalouden osalta on vuosikorjauksiin varattu 15,8 milj. euroa, josta sisäiseltä palveluntuottajalta ostetaan 14,2 milj. euroa ja loput ulkopuolisilta.
Peruskorjausrahoista päätettiin jo investointien yhteydessä 12.8.. Talousarvioesityksessä investointien osalta on perusparannusinvestointeihin varattu 9 milj. euroa vuodelle 2014. Tämä tarkoittaa, että perusparannusinvestointeihin on varattu 9 milj. euroa, josta sisäiseltä palveluntuottaja ostetaan 8,3 milj. euroa ja loput ulkopuolisilta. Näiltä osin päätös ei siis sisältänyt korotusta.
Saimme päätöksestä yksimielisen, kun siihen tehtiin lisäys, että samalla jaosto edellyttää, että ryhdytään toimenpiteisiin tilatehokkuuden parantamiseksi.
Vaikka taloustilanne on äärimmäisen tiukka, olemme asukkaille vastuussa tilojen terveellisyydestä ja turvallisuudesta. Pahoin pelkään, ettei tämäkään raha riitä. Tänä vuonna vuosikorjausmäärärahat tulevat käytetyiksi arviolta marraskuussa.
Kävimme keskustelua myös monituottajamallista. Kysymys on siitä, että kun meillä on oma palveluliikelaitos, sitä ei voida kilpailuttaa vastakkain yritysten kanssa, vaan jos halutaan kilpailuttaa esimerkiksi kiinteistöhuoltopalveluita, se pitää tehdä tietyille toiminnoille erikseen. Ja näin on nyt tarkoitus tehdä. Tämä sparraa myös omaa tuotantoa, eli kustannustehokkuutta haetaan.
Halusimme mukaan mallin arvioinnin, eli ettei suin päin lähdetä kaikkea kilpailuttamaan.
Samoin keskustelussa nousi esiin tilaaja-tuottaja -mallin arviointi kokonaisuutena, mutta se ei ole pelkästään tila- ja asuntojaoston asia. Tämä olisi hyvä kirjata valtuustosopimukseen.
* * *
Kaupunginhallituksen tila- ja asuntojaoston, suomenkielisen opetus- ja varhaiskasvatuslautakunnan ja svenska rumin yhteinen iltakoulu ti 10.9.2013 klo 17.30-19.55
Aiheena: Tila-asioiden tehtäväjako ja periaatteet, koulujen sisäilmaongelmat, väistöt sekä koulukorjausten nopeuttaminen
Puheenjohtajan yhteenveto jatkovalmistelun pohjaksi:
1.) Selvennetään rooleihin ja vastuunjakoon liittyviä kysymyksiä
– Teknisen ja ympäristötoimen, palveluliiketoimen ja sivistystoimen johtamista on syytä tarkentaa tila-asioiden hallinnassa, jotta vastuut ja roolit olisivat selkeämmät (esim. vastuu ilmoittaa sisäilmaongelmista ja vastuu toimenpiteistä, vastuu asiasta viestimisestä, palautejärjestelmät…)
– Valmistellaan tarvittavat periaatteet, johtosääntö- ja toimintaohjemuutokset tämän syksyn aikana.
2.) Tila- ja asuntojaoston ja lautakuntien välinen työnjako
– Jaosto vastaa tiloista, lautakunnat opetuksesta, sama työnjako viestinnässä.
– Uusi työnjako ja uudet roolit edellyttävät yhteistyötä ja sujuvaa tiedonkulkua niin virkamies- kuin luottamushenkilötasolla.
– Esitettiin lautakuntien tiloja koskevien päätösten/pöytäkirjojen viemistä systemaattisesti jaostolle tiedoksi.
– Esitettiin tarvittaessa lautakunnille ja jaostolle yhteiskokouksia.
– Esitettiin mahdollisuutta, että jaoston puheenjohtajistolle myönnetään läsnäolo-oikeus lautakuntien kokouksiin niiltä osin kun käsitellään tila-asioita.
3.) Koulujen prioriteettilista ja investointiohjelma
– Olisi hyvä tuoda investointiohjelma tarkennettuna jaostoon vielä ennen kj:n talousarvioesitystä (taja päätti näin elokuun kokouksessaan, koska investointiohjelma oli silloin vielä keskeneräinen).
– Esitettiin korjaustahdin kiristämistä kolmeen kouluun vuodessa (nyt 1,75 koulua vuodessa).
– Todettiin, että korjausten läpimenoaikaa (minimi 4 vuotta) on saatava lyhemmäksi.
– Elinkaari 4 -koulut aikataulutettava mukaan investointiohjelmaan.
4.) Väistötilaperiaatteet
– Valmistellaan väistöperiaatteet päätettäväksi.
– Valmistellaan kaupunkitasoinen väistösuunnitelma vastaamaan nopeutettua korjaustahtia.
– Valmistellaan kaupunkitasoinen varautumissuunnitelma äkillisiin väistötilanteisiin.
5.) Reaaliaikainen ja avoin viestintä
– Keskeiseksi haasteeksi koettiin sisäilmaongelmista viestiminen. On kirjattava viestintävastuut, jotta niin luottamushenkilöt kuin virkamiehet tietävät, kenellä on viestintävastuu. Korostettiin viestinnän nopeuden merkitystä.
– Luottamushenkilöt on pidettävä ajan tasalla, vastausvastuu päättäjän roolissa puheenjohtajilla, substanssivastuu virkamiehillä.
– Valmistellaan selkeä viestintäohjeistus ja kriisitilanteisiin.
– Esitettiin, että tieto koulukorjauksista, sisäilmaselvityksistä, väistöperiaatteista, väistössä olevista kouluista ja peruskorjauslistasta koottaisiin yhteen paikkaan kaupungin verkkosivuille.
6.) Päiväkotien tilanne
– Tuotetaan päiväkodeista vastaavat vertailut eri kaupunkien kesken hyötyneliöistä/lapsi kuin peruskouluista ja lukioista on tehty.
– Tuotetaan päiväkodeista samanlainen investointilista + tieto väistötiloista kuin kouluista on tehty.
7.) Akuuttien sisäilmaongelmakoulujen tilanne:
Veräjäpellon koulu
Suomenkielinen opetuslautakunta on hyväksynyt siirtokelpoisten väistötilojen tarveselvityksen 12.6.2013. Tilakeskus on tehnyt koulussa korjauksia ja lähtökohta on, että selvitään ilman väistötiloja. Tiedonkulku päätösten toimeenpanosta tai muutoksista on
syytä parantaa.
Tapiolan koulu
Syksyn kuluessa tehtävä päätökset jatkosta. Sitä ennen syytä kuulla opettajien, oppilaiden ja vanhempien käyttökokemuksia parakkitiloista.
Viherlaakson koulu
Tilanne pahasti eskaloitunut. Vanhemmat keräävät nimiä adressiin koulun sulkemiseksi. Huomenna ainakin. Tilojen kunnon osalta viestintävastuu Tilakeskuksella. Tilanteeseen saatava nopea ratkaisu..
8.) Miten tästä eteenpäin
– Asioiden valmistelu jatkuu sovitun mukaisesti.
– Huomioidaan valmistelussa ruotsinkieliset koulut ja päiväkodit.
– Vastaava yhteistilaisuus järjestetään loppusyksystä (marraskuu), jolloin saadaan tilannekatsaus ja aikataulutetaan varsinainen päätöksenteko.